TÁBLÁZATKEZELÉS - MS EXCEL

Tárgymutató

Excel tudnivalók
Excel tippek

Függvények

Függvények rögzítése

Ajánlott könyvek

Microsoft Office: Excel


Manapság még mindig a legfontosabb számítógépes alkalmazások között tartjuk számon a Microsoft Office programcsomagját. Több évtizedes múltra visszatekintő és folyamatosan fejlődő szoftvereik segítségével képesek lehetünk a szövegszerkesztési, táblázatkezelési és prezentációkészítési feladatok elvégzésére. Mint jeleztük, a publikálás és kutatás, az adatok nyilvántartása végett nagy terhet vesznek le a vállunkról. Ennek ellenére sok „életmentő” tipp és trükk van az MS Office tarsolyában, melyeket használva sokkal gyorsabban leszünk képesek a munkánkat elvégezni, emellett értekezni fogunk a legtöbbet idézett problémákról és azok megoldásairól is. Ebben a fejezetben pontokba szedve láthatjátok, hogy mit és hogyan tudtok elvégezni!

A kutatásaink elkészítésének másik alapkelléke lehet a Microsoft Office programcsomag másik tagja az Excel. Számos adatot tárolhatunk benne, számolhatunk vele, ráadásul az IBM SPSS Statistics is támogatja a formátumát. Kiegészítésképp megjegyezzük, hogy nem csak az Excel létezik, mint táblázatkezelő. Több ingyenesen elérhető „testvére” is megtalálható, mellyel hasonlóképpen tudtok adatokat szerkeszteni!

Gyors összeadás


Nem kell feltétlenül használnunk a függvényeket az összeadásokhoz. Jelöljünk ki sorokat és/vagy oszlopokat, illetve oszloponként és soronként tetszés szerint egy üres cellát, ahova a számítást a program elvégzi. Az ALT(+)SHIFT(+)= paranccsal máris kiszámoltuk a sorok és oszlopok összegét.




Gyors kijelölés


Erre használhatjuk a CTRL+A billentyűkombinációt, vagy a táblázat első oszlopának és első sorának találkozásánál található félig zöld jelölőnégyzetet.




A nulla megjelenítése


Bizonyos esetekben olyan számokkal szeretnénk dolgozni, amelynek az elején több nulla van, ám mégsem tartalmaz tizedesvesszőt. Az Excel automatikusan eltünteti ezeket a nullákat, viszont ha egy –’- jelet teszünk a szám elé, például így: ’00001, akkor a táblázatkezelő meghagyja a nullákat.




Üres cellák eltüntetése


Biztos lesznek olyan alkalmak, amikor üres cellákat látunk a dokumentumunkban. Ezeket nem kell egyesével törölni, ugyanis a táblázat kijelölését követően, ha rámegyünk az Adat > Szűrő opcióra, akkor a táblázat oszlopai felett megjelenő leugró nyilak segítségével kiválaszthatjuk, hogy mit akarunk látni és mit nem. Az Üres jelzés mellett, ha kivesszük a pipát, az árva cellák is eltűnnek automatikusan.




Sorszámozás


Sorszámokat is gyakran szerkesztünk. Ennek létrehozásának leggyorsabb módja, ha az első kettő kezdő sorszámot (lehet dátum, vagy ABC betűi is) egy cellába beírva és annak a jobb alsó sarkát lefelé vagy oldalra húzva elkezdjük a számozást. Meg kell várnunk a "kereszt" megjelenését is!




Egyszerre két munkalap megnyitása


Ehhez egyszerűen csak keressük meg a Nézet > Párhuzamos megjelenítés > Párhuzamos görgetés menüpontot




Az eltelt napok kiszámítása két dátum között


Ismételt mérések esetében nem árt tudni, hogy két dátum között hány nap telt el. Ennek megoldására kínálja az Excell a kivonás lehetőségét. A hozzánk közelebb eső dátumból egyszerű kivonással megkapjuk a napok számát, például: =„2010.12.31”-„2009.12.31”. Ennek az egyenletnek a megoldása pontosan 365 lesz.




Szűrés


Az üres cellákat is a Szűrő funkció segítségével tűntettük el. A szűrőt szelektálásra is épp olyan jól lehet használni, ennek érdekében az Adat > Szűrő funkciót használva tudunk a táblázatban értékeket kivenni.




Alapvető információk táblázaton belül


Amennyiben egy nagyobb adatsort jelölünk ki számokkal, akkor a jobb alsó sarokban láthatjuk a kijelölés átlagát, a cellaszámot és a cellák összegét is.




Adatok rendezése


A kijelölt adatainkat sorba is tudjuk rendezni különféle logika szerint. Például névsort ABC sorrendben vagy számokat csökkenő és növekvő sorrendben. Ehhez annyit kell tenni, hogy a szükséges tartomány kijelölését követően kattintsunk a Kezdőlap > Rendezés és szűrés lehetőségére. Ott értelemszerűen megtaláljuk a számunkra fontos opciót.




Hibasávok (pl.: szórás) megjelenítése a diagramokon


Nem csak informatív, de a hivatkozási szabályok is igénylik, hogy az oszlopdiagramokon az adatsorok hibasávjait (általában a szóródási mutatókat) jelöljük. Ehhez elsőször létre kell hoznunk az adatsorunkat, majd az Excel által használható függvények segítségével érdemes az adatsorok alá kiszámolni az átlagot (az átlag függvény [=átlag()] segítségével). Ha ezzel végeztünk, akkor jelöljük ki csak az átlagértékeket mutató cellákat és lépjünk a "Beszúrás" fülre. Itt válasszuk ki a menüsor közepén található diagaramok közül az oszlopdiagramot, melyet az Excel azonnal generál a számunkra.

Az Excel lehetőséget kínál arra, hogy további adatsorokat jelenítsünk meg. Ennek eléréséhez kattintsunk a diagram mellett megjelenő "+" jelre és felugranak az opciók. Itt kiválasztva a hibasávokat és a megjelenő oldalsó nyilacskára kattintva azt is meghatározhatjuk, hogy melyik típusát kívánjuk elhelyezni a diagramon.





Függvények


Az Excel egy másik remek tulajdonsága, hogy az adatsorok rendezése mellett számos keresési, kalkulálási, újrakalkulálási és más komplex számítási módokat tesz lehetővé. Ezek egyaránt segítségére vannak a matematikai, gazdasági és statitisztikai számításoknak. Mindemellett másolhatók és sokszorosíthatók, vagyis egyes számolásokat nem kell újra és újra elvégezni a segítségükkel.

Alapvető függvények


SZUM függvény - Adatok összesítése

A SZUM függvény segítségével összevonhatók az adott cellatartomány értékei, azaz a megadott cellák összeadott értékét jeleníti meg.

=SZUM(a megadott cellatartomány (első cella : utolsó cella) vagy pontos vesszővel elválasztott (első cella; második cella; N. cella) külön cellák)

ÁTLAG függvény - Adatsorok átlagának meghatározása

Az ÁTLAG függvény segítségével a megadott cellatartomány értékéinek az átlaga jelenik meg.

=ÁTLAG(a megadott cellatartomány (első cella : utolsó cella) vagy pontos vesszővel elválasztott (első cella; második cella; N. cella) külön cellák)

MIN és MAX függvény - A legnagyobb és legkisebb érték meghatározása

MIN és MAX függvény A MIN és MAX függvény segítségével az adott cellatartomány legkisebb (MIN) és legnagyobb (MAX) értékét kaphatjuk meg

=MIN/MAX(a megadott cellatartomány (első cella : utolsó cella) vagy pontos vesszővel elválasztott (első cella; második cella; N. cella) külön cellák)

MÓDUSZ függvény - A leggyakoribb érték meghatározása

A MÓDUSZ függvény segítségével a megadott cellatartomány értékéinek a módusza jelenik meg.

=MÓDUSZ.EGY(a megadott cellatartomány (első cella : utolsó cella) vagy pontos vesszővel elválasztott (első cella; második cella; N. cella) külön cellák)

MEDIÁN függvény - Adatsorok középső értékének meghatározása

A MEDIÁN függvény segítségével a megadott cellatartomány értékéinek a mediánja (a sorbarendezett adatok közül a középső) jelenik meg.

=MEDIÁN(a megadott cellatartomány (első cella : utolsó cella) vagy pontos vesszővel elválasztott (első cella; második cella; N. cella) külön cellák)

KVARTILIS függvény - Az adatsorok negyedszintjeinek meghatározása

A KVARTILIS függvény segítségével a megadott cellatartomány értékéinek a negyedszintjei (kvartilisei) jelennek meg. A felső és alsó kvartilist is kiszámíthatjuk (vagyis a minta felső és alsó 25%-át, legyen szó fizetésről, vagy adott teszten elért pontszámról).

=KVARTILIS.KIZÁR(tömb;kvart), ahol:
Tömb: Azon számértékek tömbje vagy cellatartománya, amelyek kvartilisét meg kell határozni.

Kvart: Azt jelzi, hogy melyik értéket kell kiszámítani (1 = alsó kvartilis, 3 = felső kvartilis érték).

DARABTELI függvény - Egy elem darabszámának meghatározása

A DARABTELI függvény segítségével a megadott cellatartomány értékein belül egy általunk megadott kritériumnak megfelelő elemek számát adja meg

=DARABTELI(a cellatartomány megadása; kritérium megadása, amely „” jelek közé ágyazva lehet normál szöveg is)

HA függvény - Egy feltétel vizsgálata

Képzeljünk el egy táblázatot, amely tartalmazza 100 ember kísérleti eredményeit. Reakcióidővizsgálat adatait adják meg, ahol az adatok 100 és 700 msec között váltakoznak. Azonban nekünk egy külön oszlopba kell jelölnünk a gyorsabbakat és a lassabbakat. Ennek feltételeként gyorsnak tekintjük, aki 450 msec alatt oldotta meg a feladatot és lassúnak, aki felette. Ennek jelölésében hogyan segít a „HA” függvény?

Első lépésként keressük meg az üres cellákat, ahova az adatsort szeretnénk illeszteni, majd írjuk be:

=HA(ide jön a vizsgálat cellatartománya, és a logikai feltétel; ide az annak megfelelő IGAZ érték; ide pedig az annak megfelelő HAMIS érték)

FKERES függvény - Egy érték megkeresése és a helyének megadása

Az FKERES függvény segítségével egy megadott táblázat (vagy tetszőleges cellatartomány) oszlopában megkeres egy általunk megadott értéket, majd a találat sorában tovább keresve az általunk megadott újabb oszlopban található, a találati sorral metszésben lévő értéket adja meg.

=FKERES(keresési érték vagy „” jellel megadott szöveg; oszlop vagy cellatartomány; az általunk megadott oszlop sorszáma a cellatartományon belül; IGAZ/HAMIS és ezzel analóg 1/0 – számértékek esetén kifejezetten jól használható kitétel, mely szerint az IGAZ/1 esetében megközelítő értékekre is ad találatot, míg HAMIS/0 esetében csak pontos értékek esetén ad találatot)

VKERES függvény - Az FKERES fordítottja

Megegyezik az FKERES függvénnyel csak az oszlopok és sorok logikáját kell felcserélni.

HOL.VAN függvény - Egy érték sor vagy oszlopszámának megadása

Az általunk keresett érték sor vagy oszlopszámát adja meg

=HOL.VAN(mi az amit keresünk; melyik sorban vagy oszlopban keressük; egyezés pontossága)

INDEX függvény - Egy sors és oszlop metszéspontjának értéke

Segítségével egy általunk megadott sor és oszlop közös metszéspontjában található értéket adja meg

=INDEX(a cellatartomány vagy táblázat;sorszám;oszlopszám)

SZUMHA függvény

Egy általunk megadott cellatartományban a saját kritériumaink alapján kiválasztott értékhez hozzárendelhető másik oszlop értékeit adja össze.

=SZUMHA(az általunk keresett kritérium helye, tartománya; kritérium; az az oszlop, amelynek megfelelő kritérium esetén társítható értékeket összeadja)

VÉL függvény - Randomizált szám

A segítségével egy véletlenszerű számot megadhatunk, amely 0 és 1 közötti értéket fog felvenni. Amennyiben a megadott függvény után * segítségével valamilyen szám szorzóját is megadjuk, pl.: 10, akkor annak az értékével szorozza a számot.

=VÉL(); ha szorozzuk pl.: =VÉL()*10

VÉLETLEN.KÖZÖTT függvény - Egy randomizált szám két érték között

A segítségével egy véletlenszerű számot megadhatunk, amely két, az általunk választott értékek közé esik.

=VÉLETLEN.KÖZÖTT(a legkisebb érték;a legnagyobb érték)





Függvény értékeinek a rögzítése 


A függvények másolhatósága és sokszorosíthatósága remek opciója az Excelnek. Azonban ezeknek a módoknak a használata során megfigyelhetjük azt a jelenséget, amikor a mozgatás, másolás, sokszorosítás párhuzamosan magával vonja a sorok és az oszlopok mozgását is a képletben, holott erre lehet nincs szükségünk. Ennek megoldása, hogy rögzítjük azt az értéket, amelyet nem szeretnénk mozgatni. Ezt megtehetjük az F4 billentyűzet segítségével. Elsőként keressük meg a függvényünket, ahol a rögzíteni kívánt értékre kattintunk. Most nyomjuk meg az F4 billentyűt. Ahogy ezt megtettük, egy "$" jelenik meg az oszlopot megadó betű és szám előtt is. Ebben az esetben mindkettőt rögzítettük, vagyis az értékeinket abból az oszlopból és számból fogja hozni a függvény a másolást követően is. Ha újra lenyomjuk az F4 billentyűt, akkor csak az oszlopot jelentő betű elé tesz "$" jelet, ha újra megnyomjuk, akkor pedig a szám elé. Amelyik előtt megjelenik a "$" jel, azt az értéket rögzítettük, vagyis abból fogja venni a következő adatokat a rendszer mozgatás, másolás és sokszorosítás után is. Minden más értéket a másolás/sokszorosítás irányának megfelelő irányba kalkulál.

excel5.png